第一條 為切實(shí)加強(qiáng)和規(guī)范農(nóng)機(jī)購置補(bǔ)貼檔案管理，確保檔案資料完整、準(zhǔn)確，便于檢查監(jiān)督，根據(jù)財(cái)政部、農(nóng)業(yè)部、省農(nóng)委、吉林市農(nóng)委有關(guān)規(guī)定，特制定本制度。
第二條 蛟河市農(nóng)業(yè)機(jī)械管理總站必須加強(qiáng)對農(nóng)業(yè)機(jī)械購置補(bǔ)貼檔案工作的管理，建立完善的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，確保妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴(yán)防毀損。檔案資料管理應(yīng)當(dāng)納入當(dāng)年購機(jī)補(bǔ)貼績效考核范圍。
第三條 農(nóng)業(yè)機(jī)械購置補(bǔ)貼檔案分為A、B、C三檔。A檔為文件類，B檔為資料類，C檔為補(bǔ)充類。
第四條 A檔包括：
（一）農(nóng)業(yè)機(jī)械購置補(bǔ)貼的辦法、制度、規(guī)范等政策文件；
（二）農(nóng)業(yè)機(jī)械購置補(bǔ)貼專項(xiàng)資金實(shí)施、督查方案；
（三）農(nóng)業(yè)機(jī)械購置補(bǔ)貼專項(xiàng)資金預(yù)算及工作經(jīng)費(fèi)文件；
（四）請示報(bào)告及批復(fù)；
（五）年度農(nóng)業(yè)機(jī)械購置補(bǔ)貼政策實(shí)施工作總結(jié)；
（六）其他有關(guān)農(nóng)機(jī)購置補(bǔ)貼的文件性資料。
第五條 B檔（《吉林省農(nóng)機(jī)購置補(bǔ)貼產(chǎn)品核驗(yàn)規(guī)程（試行）》中要求的歸檔核驗(yàn)材料）包括：
（一）購置者的身份證復(fù)印件；
（二）購置產(chǎn)品的發(fā)票復(fù)印件；
（三）購置產(chǎn)品的銘牌、發(fā)動(dòng)機(jī)號(hào)、產(chǎn)品架號(hào)等圖像照片或拓印件；
（四）購置者與購置產(chǎn)品同框拍照的照片；
（五）核驗(yàn)單；
（六）補(bǔ)貼資金申請表；
（七）按各自所需留存的有關(guān)農(nóng)機(jī)購置補(bǔ)貼的其他材料。
B檔（一）至（六）及（七）項(xiàng)中涉及購機(jī)戶個(gè)人信息的資料為購機(jī)戶檔案，實(shí)行“一戶一檔”制，其相關(guān)信息必須與農(nóng)機(jī)購置補(bǔ)貼信息管理系統(tǒng)完全一致，由農(nóng)業(yè)機(jī)械購置補(bǔ)貼實(shí)施單位備齊完善裝袋后，與購機(jī)補(bǔ)貼明細(xì)表、匯總表一起送縣級農(nóng)機(jī)化主管部門存檔，至少每季度一次。每個(gè)購機(jī)戶的檔案依各地慣例既可以按行政區(qū)域（鄉(xiāng)鎮(zhèn)街）整理，也可以按農(nóng)機(jī)購置補(bǔ)貼輔助管理系統(tǒng)中“申請表編號(hào)”順序整理。
B檔資料規(guī)格應(yīng)當(dāng)為國際標(biāo)準(zhǔn)的A4紙尺寸，小于A4紙尺寸的資料粘貼在A4紙尺寸的“購機(jī)補(bǔ)貼檔案資料粘貼紙”上，大于A4紙尺寸的資料按A4紙尺寸折疊后粘貼。
第六條 C檔包括：
（一）開展農(nóng)業(yè)機(jī)械購置補(bǔ)貼政策宣傳、補(bǔ)貼機(jī)具展示、技術(shù)培訓(xùn)等相關(guān)資料；
（二）召開農(nóng)業(yè)機(jī)械購置補(bǔ)貼會(huì)議的相關(guān)資料；
（三）接受群眾對補(bǔ)貼投訴的相關(guān)記錄及處理結(jié)果；
（四）對農(nóng)機(jī)購置補(bǔ)貼工作的相關(guān)調(diào)研、檢查、核實(shí)記錄材料；
（五）機(jī)具作業(yè)時(shí)的錄像、照相資料；
（六）其他相關(guān)農(nóng)機(jī)購置補(bǔ)貼資料。
第七條 農(nóng)機(jī)化主管部門須保存A、B、C檔中的所有資料；
第八條 每年的12月底前完成當(dāng)年農(nóng)機(jī)購置補(bǔ)貼檔案的整理、裝訂工作，并存放檔案室（柜）。農(nóng)業(yè)機(jī)械購置補(bǔ)貼檔案屬于定期保管檔案，按類別分：A檔最低保管期為10年，B、C檔最低保管期為5年。保管期限從次年的元月開始算起。本規(guī)定的保管期限為最低保管期限。
第九條 農(nóng)業(yè)機(jī)械購置補(bǔ)貼檔案是有關(guān)部門對農(nóng)機(jī)購置補(bǔ)貼政策落實(shí)工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查的重要依據(jù)，不得弄虛作假。應(yīng)當(dāng)確定購機(jī)補(bǔ)貼檔案管理專門人員和崗位職責(zé)，并建立相應(yīng)的管理制度。任何個(gè)人不得擅自涂改、故意損毀或者偽造購機(jī)補(bǔ)貼檔案，不得泄露檔案中的涉密信息和個(gè)人隱私。
農(nóng)業(yè)機(jī)械購置補(bǔ)貼檔案應(yīng)當(dāng)放置在專用的檔案室（柜）內(nèi)，并采取防火、防盜、防高溫、防潮濕、防蟲鼠等安全措施。
第十條 單位因業(yè)務(wù)移交或檔案管理人員變動(dòng)時(shí)，應(yīng)辦理相關(guān)的檔案移交手續(xù)。
第十一條 農(nóng)業(yè)機(jī)械補(bǔ)貼檔案保管期滿，需要銷毀時(shí)，要由單位檔案管理人員提出意見，經(jīng)單位審查批準(zhǔn)后，建立銷毀清冊進(jìn)行銷毀。
檔案銷毀清冊應(yīng)當(dāng)記載檔案類別、檔案編號(hào)、注銷原因、保管到期日期、銷毀地點(diǎn)、銷毀日期等信息，監(jiān)銷人和銷毀人要在檔案銷毀記錄上簽字，并永久保管。